GERBAMIA menggunakan akun Google untuk autentikasi. Aplikasi dapat menyimpan identifier akun Google, email, nama, foto profil yang diberikan Google, nomor HP sebagai data kontak, serta data yang dimasukkan pengguna untuk menjalankan fitur GERBAMIA. Aplikasi juga dapat mencatat log teknis autentikasi seperti waktu kejadian, alamat IP, dan user-agent untuk audit keamanan.
Nomor HP pada versi ini bukan kredensial login dan tidak digunakan untuk mengambil alih akun. Penautan akun Google ke data GERBAMIA yang sudah ada memerlukan persetujuan administrator.
Akses terhadap data harus dibatasi sesuai peran pengguna. Pengelola deployment production bertanggung jawab menetapkan kebijakan retensi, penghapusan data, pemberian akses, backup, serta prosedur penanganan insiden yang sesuai dengan kebijakan institusi dan peraturan yang berlaku.